Komunikacja interpersonalna – zasady dobrej komunikacji

W każdym związku, zarówno osobistym, jak i zawodowym, ważna jest komunikacja. Każde przesłanie ma ładunek emocjonalny, który zakłóca sposób, w jaki go przekazujesz. Czasami świadomie, czasami nieświadomie, często bardziej interesuje Cię komunikowanie tego, co myślisz, niż faktyczne słuchanie i zrozumienie tego, co mówi druga osoba. Dlatego tak ważne jest zrozumienie tego, czym jest i jakie są zasady dobrej komunikacji interpersonalnej.

Spis treści:

Co to jest komunikacja interpersonalna?

Jakie są fazy komunikacji interpersonalnej?

Komunikacja interpersonalna – funkcje

Komunikacja międzyludzka – co na nią wpływa?

Skuteczna komunikacja werbalna – zasady

Jak usprawnić proces komunikacji międzyludzkiej?

Zasady dobrej komunikacji interpersonalnej

Co to jest komunikacja interpersonalna?

Komunikacja interpersonalna to wymiana informacji między dwiema lub więcej osobami. Jest to więc komunikacja międzyludzka, w której dochodzi do jasnego przesyłania, odbierania i interpretowania komunikatów werbalnych lub niewerbalnych.  W komunikacji interpersonalnej można uwzględnić szereg sytuacji komunikacyjnych, na które należy zwrócić uwagę. Od mowy, pantomimy, pisma, a nawet nowoczesnych środków, jakie są dziś dostępne w nowej technologii, takiej jak SMS, e-maile, zdjęcia, filmy i komunikatory. Niczego nie można pominąć, ponieważ proces komunikacji ma kluczowe znaczenie na poziomie zawodowym, przyjacielskim i rodzinnym. Dobrze poprowadzony jest podstawą wzajemnego zrozumienia rozmówców.

Jakie są fazy komunikacji?

Proces komunikacji opisuje m.in. model transakcyjny. Zakłada on, że jest to proces jednoczesnego wysyłania i odbierania komunikatów przez uczestników komunikacji. Komunikacja interpersonalna jest procesem, podczas którego ludzie formują swoje stosunki i współdziałają jeden z drugim. W każdym konkretnym momencie człowiek jest zdolny do przyjmowania i dekodowania komunikatów innego człowieka, do reagowania na jego zachowanie. W tym samym czasie inny człowiek otrzymuje te komunikaty i odpowiada na nie.

Proces komunikacji międzyludzkiej można zatem opisać w sześciu fazach.

1. Decyzja o przekazie – nadawca decyduje się przekazać komunikat (przekaz) do odbiorcy.
2. Kodowanie zamierzonego znaczenia – nadawca przekształca informacje w symbole komunikacyjne: słowa, sygnały, działania. Tu mają znaczenie takie aspekty jak mowa ustna lub pisemna, obrazy wizualne, dźwięki, kolory, gesty, intonacja.
3. Przekaz – następuje wyemitowanie, wypowiedzenie lub pokazanie komunikatu do odbiorcy.
4. Odbiór przekazu – komunikat dociera do odbiorcy, który zwraca na niego uwagę i postrzega jako układ pełen znaków.
5. Dekodowanie i interpretacja przekazu – odbiorca odkodowuje komunikat i nadaje mu sensowną formę.
6. Efekt komunikacji – w zachowaniu odbiorcy w wyniku odbioru informacji zachodzą zmiany dotyczące jego wiedzy, postaw, zachowania.

Skuteczność procesu komunikacji zależy głównie od drugiej fazy, czyli kodowania informacji.

Jakie są funkcje komunikacji?

Umiejętność komunikowania się jest ważną sprawnością w każdym środowisku. Komunikacja interpersonalna może spełniać kilka funkcji:

• regulacyjną – daje możliwość wywierania wpływu na współrozmówcę poprzez określone wartości, normy i wzorce zachowań;
• informacyjną – pozwala przekazać informacje w celu uzyskania odpowiedzi, dokonania decyzji, podjęcia działań lub osiągnięcia określonych celów;
• motywacyjną – skłania odbiorcę do konkretnych działań poprzez dekodowanie komunikatu;
• kontrolną – przekazuje komunikaty w zakresie obowiązków, powinności i norm;
• emotywną – jest prostą drogą do przekazywania emocji, wyrażania uczuć i zaspokajania potrzeb społecznych.

Poza tym komunikacja interpersonalna jest bardzo cenioną umiejętnością behawioralną w środowisku biznesowym. Jest ona podstawowym elementem sukcesu liderów, profesjonalistów, zespołów i całej firmy. Doskonałe podejście do komunikowania w tych branżach sprawia, że ​​konflikty generowane przez porażkę i błędną interpretację nie stają się czymś stałym i powtarzającym się w środowiskach korporacyjnych.

Komunikacja międzyludzka – co na nią wpływa?

Komunikacja międzyludzka obejmuje nie tylko kwestie werbalne, czyli ton głosu i słowa. Należą do niej także aspekty niewerbalne, takie jak zachowanie (gesty) czy wyraz twarzy (mimika). Jeśli się nad tym głębiej zastanowić, jest to złożony system, który wymaga wiele zarówno od nadawcy komunikatu, jak i od odbiorcy. Potrzeba między innymi inteligencji emocjonalnej do odszyfrowania wiadomości, wiedzy o tym, co jest sarkazmem, co jest próbą ukrycia prawdy i tak dalej.

Składowe komunikacji międzyludzkiej można określić procentowo, gdzie:

• 55% reprezentuje język ciała,
• 38% dotyczy barwy i tonu głosu,
• 7% dotyczy słów, tego, co mówisz.

Jeśli komuś może być trudno rozszyfrować Twój przekaz, musisz zastanowić się, w jaki sposób przekazujesz informację i czego tak naprawdę chcesz od odbiorcy. Na przykład, kiedy przepraszasz, często próbujesz się usprawiedliwić i bronić, czasami nawet atakujesz punkt widzenia drugiej osoby. Zawsze uważasz, że masz rację, że nie zrobiłeś niczego celowo. Ale kiedy ktoś inny zrobi coś Tobie, co Ci się nie podoba, zawsze myślisz, że zrobił to w złych intencjach, że było to celowe. W kontekście nieporozumień, zranionej dumy i frustracji, sytuacje te zmieniają komunikację w prawdziwie tykającą bombę.

Na komunikację interpersonalną ma wpływ również Twój stan emocjonalny. Czasami możesz od miesięcy przygotowywać się do prezentacji przed zespołem, ale w chwili wystąpienia niepokój, obawa przed porażką kończy się tym, że wyglądasz na niepewnego, co może zaszkodzić Twojej karierze. Często też kobiety, które pracują w męskim środowisku, czują się niepewnie i dla podkreślenia swojego autorytetu, reagują nadmierną agresją i wulgarnością w swojej mowie i zachowaniu.

W dzisiejszych czasach problem ten jest pogłębiany przez wzrost komunikacji za pośrednictwem e-maili, wiadomości SMS, MMS i ogólnie wszelkich komunikatorów oraz wiadomości pisanych. Kiedy dostępny tylko jest język pisany i emotikony, nie otrzymujesz całego arsenału czynników niewerbalnych potrzebnych do odszyfrowania wiadomości. Czy to jest pilne? Czy ktoś jest zły? Jak przekazać swój smutek? Jedno słowo, jeden przecinek i wszystko może się zmienić!

Skuteczna komunikacja werbalna – zasady

Słowa stanowią zaledwie 7% całej komunikacji interpersonalnej, ale i tak są bardzo ważne dla wartościowego przekazu. Jeśli chcesz wypowiadać się tak, aby Cię słuchano i zrozumiano, pamiętaj o kilku podstawowych zasadach dobrej komunikacji werbalnej.

1. Zdania powinny być zwięzłe, krótkie. Długie konstrukcje językowe utrudniają zrozumienie.
2. Krótkie zdania (8-15 słów) powinny składać się z myśli zakończonych.
3. Głos jest silnym narzędziem perswazji. Ekspresja głosu odbierana jest przez partnera nie tylko przez umysł, lecz również na poziomie emocji i zmysłów. Monotonne mówienie często jest przyczyną niepowodzeń w komunikacji, zwłaszcza biznesowej. Bardzo głośne mówienie również nie sprzyja skutecznemu zrozumieniu.
4. Przerwy w mówieniu wykonują funkcje psychologiczne: zwiększają uwagę, uspokajają, podkreślają to, o czym się mówi, umożliwiają „złapanie oddechu”.
5. Jakość i ilość słownictwa zwiększa wpływ informacji. Słownik pasywny (słowa, które mogą być używane przez pamięć) formuje się w zależności od poziomu edukacji i zawiera 30000-50000 słów. Słownik aktywny (słowa, które wykorzystuje się przy wypowiedziach spontanicznych) składa się z 3000-12000 słów.
6. Podczas mówienia zaleca się częstsze użycie czasowników, nie przyimków. Czasowniki nadają wypowiedzi wizualności, natomiast przyimki znaczenia semantycznego. Czasownik pomaga formować z niejasnych wyobrażeń konkretne obrazy. Niewskazane jest również używanie (w miarę możliwości) przymiotników, ponieważ są one zbyt indywidualne i osobiste.
7. Czasowniki stają się bardziej żywe i skuteczne, gdy używana jest ich forma aktywna (unikaj biernej). Na przykład: „Rozesłałem zaproszenia”, nie „Zaproszenia zostały wysłane przeze mnie”. Forma bierna tworzy dystans pomiędzy rozmówcami. Dystans czynią również sformułowania typu „Powiedziałbym, że…”, „Miałbym…”.

Pamiętaj, że im bardziej abstrakcyjna jest Twoja wypowiedź, tym więcej jest sposobów jej interpretacji, co utrudnia właściwe zrozumienie.

Jak usprawnić proces komunikacji międzyludzkiej?

Proces komunikacji interpersonalnej jest nieodwracalny i nie ma od niego odwrotu. Możesz żałować, że czegoś nie powiedziałeś i przeprosić za coś, co powiedziałeś, a potem tego żałować, ale nie możesz tego cofnąć. Często nieświadomie w komunikacji interpersonalnej stosuje się stereotypy ze względu na płeć, pozycję społeczną, religię, rasę, wiek i inne czynniki. Są to uogólnienia, które często są przesadzone. Ze względu na te stereotypy, kiedy komunikujesz się z ludźmi, możesz przekazać pewne z góry przyjęte wyobrażenia na temat tego, co myślą lub jak mogą się zachowywać, a także możesz mieć wyobrażenia na temat wyniku rozmowy.

Z góry przyjęte idee wpływają na sposób, w jaki rozmawiasz z innymi, słowa, których używasz i ton Twojego głosu. Dzieje się tak, ponieważ komunikujesz się w sposób, który Twoim zdaniem jest najbardziej odpowiedni dla osoby, z którą rozmawiasz. Jeśli chcesz uniknąć problemów, wszelką komunikację interpersonalną rozpoczynaj z otwartym umysłem. Słuchaj tego, co mówią, zamiast słuchać tego, czego oczekujesz. Zmniejszy to prawdopodobieństwo, że zostaniesz źle zrozumiany lub powiesz rzeczy, których później będziesz żałować.

Pamiętaj, że żadna forma komunikacji nie jest prosta. Zmienne komunikacyjne, takie jak język, środowisko i zaangażowane osoby, mają wpływ na sposób wysyłania, odbierania i interpretowania wiadomości. Kiedy komunikujesz się werbalnie, wymieniasz słowa, które mają różne znaczenia dla różnych osób w różnych kontekstach. Innymi słowy, możemy przekazać to samo różnym ludziom, ale każda osoba może mieć inne rozumienie lub interpretację przekazu. Dlatego jako odbiorca miej tę umiejętność słuchania innych bez przerywania im i bez osądzania. Natomiast jako nadawca udzielaj zawsze pełnej i rzetelnej odpowiedzi swojemu rozmówcy.

Zasady dobrej komunikacji interpersonalnej

Ogółem, jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności nawiązywania i podtrzymywania kontaktów, pamiętaj o kilku poniższych zasadach skutecznej komunikacji, które Ci w tym pomogą.

• Bądź asertywny: mów to, co należy powiedzieć, bezpośrednio, ale bez agresji.
• Unikaj rozwlekłości: rozmawiaj na dany temat konkretnie, bez wątków pobocznych. Dobry mówca to taki, który powie w 5 minut to, co przeciętnemu człowiekowi zajmie 10 minut.
• Zrozumienie i jeszcze raz zrozumienie: zwróć uwagę na jasne przekazanie komunikatu, zrozumiałe dla rozmówcy. Jeśli odbiorca nie zrozumiał wiadomości, to dlatego, że nie przekazałeś jej dobrze. Szanuj czas i zaciekawienia słuchacza.
• Skupienie i uwaga: skup się na przekazywanej wiadomości i skoncentruj swoją uwagę na osobie, z którą rozmawiasz. Nie rozpraszaj się tym, co jest wokół, telefonem, komputerem, telewizją itp.
• Zachowaj zgodność: Twoja mowa musi być zgodna z Twoim myśleniem oraz gestami, postawami i działaniami.
• Bądź empatyczny: nie oceniaj, unikaj wydawania opinii i osądów, które nie wnoszą nic do przekazu.
• Dopasuj język ciała do słów: zwróć uwagę na to, by gesty były dopasowane do tego, co wyraża Twoja mowa.
• Zadawaj pytania: upewnij się, że dana osoba dobrze rozumie Twoją wiadomość.

Zrozumienie jest częścią komunikacji. Zadawaj pytania, ale też słuchaj. Sposób, w jaki się komunikujesz, wiele mówi o Tobie, Twoim zachowaniu i osobowości. Jasna i obiektywna komunikacja jest niezbędna nie tylko w karierze i biznesie, ale także w życiu osobistym. Jeśli masz problemy w nawiązaniu skutecznego kontaktu z innymi lub nie możesz w żaden sposób dojść do porozumienia z dziećmi, mężem, żoną, partnerem lub innymi osobami, skorzystaj z pomocy psychologa. To on pomoże Ci określić, w czym tkwi Twój problem i znaleźć skuteczne rozwiązanie.